เคล็ดลับทำความสะอาดสำนักงาน

สถานที่ทำงานที่สะอาดและเป็นระเบียบเรียบ ร้อยเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจ  ไม่ว่าองค์กรของคุณจะดำเนินธุรกิจประเภทไหนแต่สิ่งที่คุณต้องการคือสภาพแวด ล้อมในการการทำงานสำหรับคุณและพนักงานสามารถทำงานอย่างสะดวกสบาย    สำนักงานก็เช่นกันที่ต้องการความใส่ใจมากขึ้นเพราะเป็นสถานที่ที่คุณต้องใช้ เวลาส่วนใหญ่พบปะกับลูกค้าและผู้ที่อาจกำลังจะเป็นลูกค้าของคุณ

          สภาพแวดล้อมในที่ทำงานสามารถสะท้อนระบบขององค์กรได้   ยังไม่รวมไปถึงการที่สำนักงานที่เป็นระเบียบสามารถช่วยเพิ่มผลผลิตในการทำ งาน   ใครบ้างที่ไม่ชอบการก้าวสู่ที่ทำงานที่เปล่งประกายความสะอาดและเป็นระบบ ระเบียบพร้อมในการเริ่มต้นกิจกรรมในแต่ละวัน

          เราได้รวบรวมเคล็ดลับ 10 ข้อในการสร้างความสะอาดและช่วยดูแลสำนักงานของคุณให้สะอาดอยู่ตลอดเวลา

          1. กำหนดลำดับความสำคัญ

          ก่อนอื่นเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องจัดลำดับความสำคัญภายในสำนักงาน  หากสำนักงานของคุณต้องใช้กระดาษจำนวนมากในการทำงาน  ให้กำหนดคนรับผิดชอบในการเบิก-จ่ายและจัดระบบการใช้งานกระดาษ   แต่คุณควรพยายามที่จะลดจำนวนกระดาษที่ใช้ภายในสำนักงานให้น้อยที่สุด

          แนวคิดการเก็บข้อมูลต่างๆ ในแฟ้มข้อมูลดิจิตอลและสั่งพิมพ์ออกมาใช้เมื่อยามต้องการเป็นสิ่งที่ควรทำ  ตามเคล็ดลับในอันดับที่ 5   หรือหากส่วนใหญ่แล้วคุณจัดเก็บข้อมูลเป็นไฟล์ดิจิตอลอยู่แล้วก็เป็นสิ่งที่ ดีที่จะแนะนำมาให้พนักงานคุณใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดระบบข้อมูลต่างๆ ของพวกเขาไว้ในเครือข่ายซึ่งจะง่ายต่อการเข้าถึงและย้ำให้พวกเขาสำรองข้อมูล เป็นระยะๆ

          2.  กำจัดขยะ

          อาจจะต้องใช้เวลาทำใจที่จะคัดทิ้งเอกสารบางชิ้นที่มีคุณค่า  แต่หากได้เริ่มต้นทำคุณจะเห็นว่ามันง่ายมากที่จะสร้างเอกสารฉบับใหม่ๆ ขึ้นมาอีก   เนื่องจากเอกสารเก่าไม่มีความจำเป็น  ไม่ทันสมัย  และตัวอักษรก็เริ่มจาง    ให้โยนทิ้งบางสิ่งที่เกินความจำเป็น   หากเป็นข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลทางการเงินหรืออื่นๆ  ที่ไม่สามารถจะทิ้งไปเฉยๆ ได้ให้ฉีกออกเป็นชิ้นเล็กๆ หากคุณไม่มีเครื่องทำลายเอกสาร  หรืออาจลงทุนซื้อมาใช้สักหนึ่งเครื่อง

          3.  กันเวลา

          เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดเวลาแต่ละวัน/สัปดาห์/เดือน  ที่จะจัดการเก็บกวาดและจัดระบบสำนักงานตามที่ต้องการ   วันศุกร์บ่ายหรือเช้าวันจันทร์เป็นช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการเก็บกวาดไม่จำ เป็นต้องอธิบายใช่ไหมว่าทำไม, มีใครบ้างที่ชอบทำงานวันจันทร์ตอนเช้าและวันศุกร์ตอนบ่าย   ขอบอกอย่างตรงไปตรงมาว่าแม้แต่หัวหน้างานก็ยังไม่พร้อมจะทำงานเช่นกัน

          4.  หลีกเลี่ยงอากาศคุณภาพไม่ดีในสำนักงาน

          ไม่ใช่เรื่องแปลกที่อากาศภายในบ้านหรือสำนักงานมีสารพิษมากกว่าอากาศภาย นอก   เนื่องจากวัสดุและสารพิษและการที่บ้านและอาคารใช้ฉนวนที่ดีกว่าที่เคยเป็นมา (ซึ่งเป็นสิ่งที่ดีในแง่พลังงาน)   ให้เปิดหน้าต่างบ่อยครั้งเท่าที่จะสามารถทำได้เพื่อรับอากาศบริสุทธ์และถ่าย เทอากาศเสียออกไป   ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งเมื่อทำความสะอาดที่พักอาศัย

          5.  ใช้ระบบดิจิตอล

          พวกเราอาศัยอยู่ในยุคดิจิตอล แล้วทำไมถึงยังสั่งพิมพ์เอกสารทั้งหมดออกมาใส่แฟ้มแล้วจัดวางไว้ในชั้นวาง เอกสารและใช้พื้นที่จำนวนมหาศาลในสำนักงานของคุณ    เก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณใส่ไว้ในแฟ้มดิจิดอลและสั่งพิมพ์ออกมายามเมื่อต้อง การใช้    ซึ่งรวมไปถึงไฟล์ประเภทอื่นๆ อาทิ  วิดีโอและเพลง  อย่าเก็บไว้ในรูป DVD หรือ CD ให้เปลืองพื้นที่สำนักงาน

          ให้เก็บข้อมูลต่างๆ นี้ไว้ในฮาร์ดดิสที่สามารถเข้าถึงได้โดยทุกคนในสำนักงาน   หากคุณยังไม่ได้ใช้สิ่งเหล่านี้ให้หาผู้รู้ด้าน IT มาจัดระบบเน็ตเวิร์คเพื่อเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องในสำนักงาน

          6.  ใส่ใจกับคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์

          คุณเคยใช้เวลาพิจารณาจำนวนเชื้อโรคที่ซุกซ่อนอยู่ในแป้นคีย์บอร์ดหรือบนปุ่ม โทรศัพท์หรือไม่   หากคุณได้ลองทำเชื่อว่าคุณน่าจะไม่ต้องการสัมผัสมันอีกเลย   ไม่รวมไปถึงกรณีคอมพิวเตอร์อาจเสียหายหากคุณไม่ทำความสะอาดเสียบ้าง     อาจ มีฝุ่นผงมาอุดตันช่องระบายอากาศด้านหลังคอมพิวเตอร์ของคุณ   CPU ภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ร้อนขึ้น  และความร้อนนี้เองที่เป็นปัญหาใหญ่ในการสร้างความเสียหายให้กับคอมพิวเตอร์

          แต่อย่าเพิ่งตรงไปขัดถูหรือใช้ผลิตภัณฑ์ทำความสะอาด   ควรพึงระมัดระวังการใช้งานอุปกรณ์ไฟฟ้าของคุณเพราะว่าอาจสร้างความเสียหาย ให้กับเครื่องใช้ไฟฟ้าได้หากใช้ผลิตภัณฑ์ไม่ถูกต้อง  หากมีข้อสงสัยให้ขอความช่วยเหลือจากมืออาชีพด้านการทำความสะอาด

          7.  ทำอากาศภายในอาคารให้เป็นธรรมชาติ

          หาซื้อน้ำยาปรับอากาศ พิมเสน หรือสมุนไพรอื่นๆ ที่คุณชื่นชอบ  กลิ่นสดชื่นของช็อคโกแลตก็เป็นที่ทราบดีว่าสามารถสร้างความรู้สึกเป็นมิตร ได้   ถึงแม้ว่าต้นไม้จะไม่ได้สร้างกลิ่นที่แตกต่างออกไปแต่ส่งผลดีในการแพร่กิ่ง ก้านเพื่อฟอกอากาศภายในอาคาร    ดอกดาหลีใบเล็ก (Peace Lily) เป็นตัวเลือกหนึ่งที่มักถูกนำมาใช้

          8. กระตุ้นให้พนักงานจัดระบบพื้นที่ในการทำงาน

          สนับสนุนให้พนักงานทุกคนจัดทำโต๊ะทำงานให้สะอาดและมีระเบียบอยู่เสมอ   วางแฟ้มเอกสารไว้ที่อื่นเมื่อสิ้นสุดวัน  สถานที่ทำงานที่มีระเบียบจะเพิ่มประสิทธิผลของงาน  นอกจากนี้ยังเพิ่มความประทับใจที่ดีให้แก่ลูกค้าและลูกค้าในอนาคต

          9.จัดการทำความสะอาดใหญ่พื้นที่สาธารณะเป็นระยะ

          ทำให้แน่ใจว่าสำนักงานและพื้นที่ใช้งานร่วมกันได้รับการทำความสะอาดอย่าง จริงจังอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง   ซึ่งจะนำมาซึ่งผลตอบแทนที่ดีในตอนท้าย

          10. จ้างบริษัทผู้เชี่ยวชาญทำความสะอาดสำนักงาน

          เพื่อให้แน่ใจว่าสำนักงานของคุณจะสะอาดสดใสและเป็นระเบียบตลอดเวลาสิ่งที่ดี ที่สุดคือการว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญ   เหมือนดังเช่นที่คุณสามารถปฏิบัติงานได้ดีในอาชีพของคุณ   มืออาชีพในการทำความสะอาดสำนักงานย่อมมีความรู้มากกว่าในเรื่องการทำความ สะอาด   ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถส่งมอบงานด้วยผลงานที่ดีกว่า