วิธีใช้แฟ้มแขวน

ในบ้านเราพบว่า สำนักงานต่างๆ จะใช้แฟ้มปกแข็ง (หรือแฟ้มปกดำ) จนกลายเป็นสัญลักษณ์ของงานสำนักงานทุกแห่งต้องมีแฟ้มชนิดนี้ใช้กันทั่วไป  สำหรับแฟ้มแขวนไม่เป็นที่นิยมในสำนักงานของหน่วยงานราชการ แต่ในแวดวงธุรกิจและของต่างประเทศนิยมใช้  แฟ้มชนิดนี้มีวิธีการเก็บที่แตกต่างไปจากแฟ้มอื่น  หากผู้อ่านลองเข้า ไปค้นหาในอินเทอร์เน็ต โดยใช้ keyword  คำว่า  suspension folder, hanging folder หรือ แฟ้มแขวน จะพบว่า แฟ้มแขวนนั้นมีหลากหลายรูปแบบและมีผู้ผลิตจำหน่ายอยู่มากมายหลายยี่ห้อ

www.buyonlinenow.com/file-folders.asp

Hanging File Pocket Folders


 

http://www.officemate.co.th/lpgimage/60804.jpg 

แฟ้ม แขวน (hanging folder)
 

ลักษณะของแฟ้มแขวน

 1.  เป็นแฟ้มที่มีขอเกี่ยวอยู่ด้านข้างทั้งหมด 4 ขอเกี่ยวด้วยกัน ใช้สำหรับแขวนกับวัสดุที่ใช้เก็บแฟ้มเหล่านี้

 2.  มีส่วนที่สามารถสอดลิ้นแฟ้ม (fastener) ได้ทั้งปกด้านหน้าและปกด้านหลัง และเลือกได้ว่า จะให้เอกสารวางอยู่ตำแหน่งซ้ายหรือขวา หรือทั้งสองด้าน (ดูภาพ)

 3.  ใช้ได้กับกระดาษขนาดมาตรฐานทั้ง letter size (8.5 x 11 นิ้ว)  legal size (8.5 x 14 นิ้ว) ทั้งกระดาษที่เราเรียกติดว่า A4 จนถึงกระดาษฟุลสะแก๊ป (foolscap) เป็นที่สังเกตคือ แฟ้มชนิดนี้ระบุคำว่า foolscap size อยู่เสมอ นอกจากนี้ยังใช้ได้กับกระดาษที่มีขนาดใหญ่กว่าที่ระบุข้างต้น (ดูภาพ) การเก็บก็โดยการสอดลิ้นแฟ้มไว้ด้านบน

 4.  มีที่สำหรับใส่แถบดัชนี (index tab) ทั้งที่เป็นพลาสติก  สติกเกอร์  ที่สามารถกำหนดจุดของแถบดัชนีถึง 6 จุดโดยไม่ทับจุดกัน หรือมากกว่านั้นได้ กรณีที่มีส่วนที่เหลื่อมกันอยู่ และใส่ได้ทั้งด้านหน้าและหลัง
 

<!--[if !supportLineBreakNewLine]--><!--[endif]-->แถบดัชนี เป็นพลาสติก และแบบสติกเกอร์

 5.  เอกสารที่จะเก็บในแฟ้มนี้จะต้องเจาะรูด้วยที่เจาะกระดาษ
 

 6.  การเก็บแฟ้มแขวนจะเก็บด้วยวัสดุอุปกรณ์เก็บแฟ้ม ได้แก่   โครงเหล็กใส่แฟ้ม  กล่องใส่แฟ้ม  ตู้เก็บเอกสารแบบลิ้นชัก

โครงเหล็กใส่แฟ้ม

โครงเหล็กเป็นราวแขวนใส่แฟ้ม

กล่องใส่แฟ้ม (hanging folder box)

Holds Hanging Folders

ตู้ เก็บเอกสารแบบลิ้นชัก

 7.  ลักษณะของแฟ้มเป็นรูปตัววี V โดยมีเอกสารอยู่ตรงกลาง

ชนิดของเอกสารที่จะเก็บในแฟ้มแขวน

2.  เอกสารที่ต้องหยิบใช้บ่อยและควรอยู่ใกล้กับผู้ใช้งานที่สามารถหยิบค้นได้ ง่าย
 

3.  จำนวนเอกสารที่บรรจุในแฟ้มเหล่านี้ประมาณ 10-20 ฉบับ เพราะถ้าเก็บเป็นจำนวนมากทำให้เอกสารล้นแฟ้มและส่วนขยายของแฟ้มไม่เกิน 1 นิ้ว ฉะนั้นเมื่อดำเนินการเก็บเรื่องต่างๆ หากดำเนินการไม่เสร็จก็ต้องเพิ่มแฟ้มเอกสารใหม่ในชื่อเดียวกัน   เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วก็ต้องโอนเอกสารเหล่านี้ไปยังแหล่งเก็บอื่น
 

สิ่งที่เกิดปัญหาเมื่อใช้แฟ้มแขวน

 3.   ยืมแฟ้มทั้งแฟ้มแล้วไม่ส่งคืน หรือไม่มีการติดตามทวงถาม

 4.   ตั้งชื่อแฟ้มไม่สอดคล้องหรือเกี่ยวข้องกับงานหรือตั้งชื่อใกล้เคียงกันทำให้ การค้นหรือเก็บเอกสารเกิดความสับสน
 

 5.   แถบดัชนีหลุดหายขณะนำเอกสารไปใช้ หรือจะเกี่ยวกันขณะดึงแฟ้มจากที่เก็บ อาจจะต้องใช้กาวหรือใช้วัสดุติดดัชนีแฟ้มให้แน่นเพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าว 
 

 6.   กระดาษที่เขียนหัวเรื่องในแถบดัชนีหลุดหาย

 7.   เมื่อนำเอกสารทั้งแฟ้มไปใช้งาน ขอเกี่ยวของแฟ้มมักเกี่ยววัสดุอื่นๆ บนโต๊ะทำงาน

จากประสบการณ์ของผู้เขียนได้ใช้วิธีการแก้ปัญหาดังกล่าว ข้างต้น  โดยนำเอาแฟ้ม พับ 3 หยัก (ดูภาพ) มาใช้ร่วมกับแฟ้มแขวน อาจจะดูว่า สิ้นเปลือง  แต่ก็สามารถใช้ได้ดีในแง่ที่ว่า

แฟ้มพับ 3 หยัก (1/3 cut file folders)

  เมื่อนำเอกสารทั้งแฟ้มออกไปใช้ สามารถนำมาเก็บไว้ในตำแหน่งใดก็ได้ในแหล่งเก็บ โดยที่แฟ้มแขวนนั้นเป็นเพียงวัสดุที่ใช้สำหรับวางแฟ้มพับเท่านั้น  (ดูภาพ)  อย่างที่บอกไว้ เอกสารที่อยู่ในแฟ้มนั้นไม่สามารถเก็บไว้จำนวนมากได้  เมื่อเสร็จสิ้นงานหรือกรณีที่กำหนดภาระงานเป็นปี ก็สามารถนำแฟ้มพับ นั้นโอนไปยังแหล่งเก็บเอกสารอื่นได้ทั้งแฟ้ม  แล้วเปิดแฟ้มใหม่ในเรื่องเดียวกัน  ในขณะที่แฟ้มพับที่ถูกเก็บนั้น สามารถเป็นแหล่ง เก็บเอกสารโอนของปีอื่นๆ ได้อีกเพราะสามารถขยายสันแฟ้มได้