โรคจากการทำงานกับเครื่องถ่ายเอกสาร

กระบวนการทำงานของเครื่องถ่ายเอกสาร

              ก่อนอื่นต้องขอทำความเข้าใจกับตัวเครื่องถ่ายเอกสารก่อนค่ะ เครื่องถ่ายเอกสารที่ใช้กันอยู่โดยทั่วไป เป็นเครื่องถ่ายเอกสารระบบแห้ง (dry copy) มีกระบวนการทำงาน คือ ลูกกลิ้งของเครื่องถ่ายเอกสาร และเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ จะฉาบไว้ด้วยสารไวแสง ซึ่งบริเวณใดที่โดนแสงจะเป็นตัวนำทางไฟฟ้า ส่วนบริเวณที่ไม่โดนแสงจะเป็นฉนวนทางไฟฟ้า แรกสุดทั้งพื้นที่ผิวของลูกกลิ้งจะถูกชาร์จให้เป็นประจุบวก เมื่อแสงที่สะท้อนจากต้นฉบับฉายไปยังลูกกลิ้ง บริเวณใดที่โดนแสง บริเวณนั้นก็จะไม่มีประจุไฟฟ้า ส่วนบริเวณที่ไม่โดนแสง ยังคงมีประจุบวกอยู่ ซึ่งบริเวณที่มีประจุนี้จะดูดผงหมึกที่เป็นประจุลบติดไปกับลูกกลิ้งด้วย เมื่อกระดาษที่ถูกชาร์จให้เป็นประจุบวกหมุนผ่านลูกกลิ้ง ผงหมึกจะติดไปกับกระดาษ เพื่อให้ผงหมึกติดกับกระดาษแน่นหนา จึงให้กระดาษผ่านลูกกลิ้งความร้อน ซึ่งจะช่วยให้ผงหมึกละลายติดกับกระดาษไป

ดังนั้น อันตรายจากเครื่องถ่ายเอกสารประเภทนี้ จึงมักเกิดจากสารเคมีที่ใช้ในเครื่องถ่ายเอกสาร และส่วนประกอบต่างๆ ของตัวเครื่อง ได้แก่ หมึกถ่ายเอกสาร โลหะที่ใช้เคลือบลูกกลิ้ง น้ำยาที่ใช้อาบกระดาษที่ใช้ในการถ่ายเอกสาร นอกจากนี้ยังมีผลกระทบที่มีต่อสภาพแวดล้อมในการทำงานจากกิจกรรมการถ่ายเอกสาร ได้แก่ ก๊าซโอโซน แสงอุลตร้าไวโอเลต เสียงที่ดังขึ้น อุณหภูมิห้องที่เพิ่มขึ้น ความเมื่อยล้าจากการทำงานซ้ำๆ ซากๆ เป็นต้น

อันตรายหลักจากเครื่องถ่ายเอกสาร

                            สำหรับเครื่องถ่ายเอกสารนั้น โอโซนส่วนใหญ่ เกิดจากการอัดและปล่อยประจุไฟฟ้าที่ลูกกลิ้งกระดาษ โอโซนบางส่วนเกิดจาก การปล่อยแสงเหนือม่วง (UV) จากหลอดไฟพลังงานสูงของเครื่องถ่ายเอกสาร ซึ่งแสงเหนือม่วงนี้ จะทำให้ก๊าซออกซิเจนในอากาศรวมตัวกันเป็นโอโซนง่ายขึ้น ก๊าซโอโซนถือเป็นก๊าซที่มีความเป็นพิษสูง เป็นอันตรายต่อสุขภาพมากที่สุดในบรรดาอันตรายที่เกิดขึ้นจากการถ่ายเอกสาร ความเข้มข้นของก๊าซโอโซนจะเพิ่มขึ้นสูงหากมีการระบายอากาศที่ไม่ดีพอ ถ้าความเข้มข้นของก๊าซโอโซนถึง 0.25 ppm หรือสูงกว่า ก๊าซโอโซนนี้สามารถทำให้เกิดอาการระคายเคืองตา ระคายเคืองระบบทางเดินหายใจส่วนบน ได้แก่ โพรงจมูก ทรวงอก และปอด อาการอื่นๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นอันมีสาเหตุจากก๊าซโอโซน ได้แก่ อาการปวดศีรษะ หายใจถี่ วิงเวียน ปวดเมื่อย สูญเสียการได้กลิ่นชั่วคราว หากระดับความเข้มข้นของก๊าซโอโซนในบรรยากาศการทำงานสูงถึง 10 ppm จะเป็นอันตรายต่อชีวิตได้

              การได้รับก๊าซโอโซนในปริมาณน้อยเป็นระยะเวลานานจะมีผลต่อปอด บางหน่วยงานมีการศึกษาพบว่า ระดับความเข้มข้นของก๊าซโอโซนในบรรยากาศการทำงานที่ 0.1 ppm มีผลทำให้อายุสั้นกว่าที่ควรจะเป็น

              หมายเหตุ 
              - ในระหว่างถ่ายเอกสาร ก๊าซโอโซนเป็นก๊าซหลักที่จะเกิดขึ้นในระหว่างการหมุนไปและ หมุนกลับของแกนหมุนและกระดาษ ก๊าซโอโซนเป็นก๊าซในภาวะที่ไม่เสถียรของก๊าซออกซิเจน เกิดขึ้นจากการใช้งานของอุปกรณ์ไฟฟ้าแรงดันสูง เช่น ในระหว่างที่มีการถ่ายเอกสาร การใช้อุปกรณ์ฉายรังสี และกิจกรรมการเชื่อมไฟฟ้า นอกจากนี้ก๊าซโอโซนยังเกิดขึ้นจากแสงอุลตร้าไวโอเลตที่ออกจากหลอดไฟในเครื่องถ่ายเอกสารด้วย เป็นต้น

              - ในสภาวะปกติ หรือในสำนักงานทั่วไปโอโซนจะสลายตัว เป็นก๊าซออกซิเจนได้อย่างรวดเร็วภายใน 2-3 นาที ปกติแล้วปริมาณความเข้มข้นของก๊าซโอโซนในบริเวณรอบเครื่องถ่ายเอกสารนั้นจะไม่สูงพอที่จะทำให้เกิดผลกระทบต่อสุขภาพ หรืออาการผิดปกติ 

              - อัตราการสลายตัวของโอโซน ขึ้นอยู่กับระยะเวลา อุณหภูมิ โอโซนสลายตัวได้เร็วยิ่งขึ้นในที่ที่อุณหภูมิสูง การระบายอากาศ และพื้นผิววัตถุโอโซนสัมผัส ถ้าเป็นถ่านมีประจุ (Activated Carbon) ก็จะทำให้โอโซนสลายตัวได้ถึง 100% ดังนั้นเครื่องถ่ายเอกสารรุ่นใหม่ส่วนใหญ่ จึงมีแผ่นกรองประเภท Activated Carbon Filter ติดอยู่ด้วย เพื่อสลายโอโซนก่อนปล่อยออกภายนอกเครื่องถ่ายเอกสาร

              - ระดับความเข้มข้นเฉลี่ย (TWA) ที่ยอมรับให้มีก๊าซโอโซนได้ในบรรยากาศการทำงาน [หรือค่ามาตรฐานการสัมผัสโอโซนสำหรับ 8 ชั่วโมงการทำงานของประเทศญี่ปุ่นและออสเตรเลีย] คือ 0.1 ppm (Parts per Million , ส่วนในล้านส่วน) ส่วน ACGIH : American Conference of Govermental Industrial Hygienists กำหนดค่า TLV (Threshold Limit Value) ของโอโซน เป็น 0.1 ppm เช่นเดียวกัน แต่ค่าสูงสุดที่ห้ามมีเกินค่านี้ในบรรยากาศการทำงาน แม้ในเวลาใดก็ตาม (เรียกว่าค่า Ceiling) ความเข้มข้นของโอโซนที่ 10 ppm จะเป็นระดับที่ทำอันตรายต่อชีวิต และสุขภาพทันที 

              - ก๊าซโอโซนเป็นก๊าซที่มีกลิ่นหอม มี half life เท่ากับ 6 นาที เครื่องมือวัดสามารถตรวจจับก๊าซโอโซนได้ถึงแม้ก๊าซโอโซนจะมีความเข้มข้นเพียง 0.01 ถึง 0.02 ppm (ส่วนในล้านส่วน)

              - # ผลต่อสุขภาพระยะสั้น : โอโซนที่ระดับความเข้มข้นต่ำ 0.01 - 0.02 ppm ก็สามารถตรวจสอบกลิ่นได้แล้ว โอโซนในระดับความเข้มข้น 0.25 ppm ขึ้นไป มีผลทำให้เกิดความระคายเคืองต่อ ตา จมูก และ คอ ทำให้หายใจสั้น วิงเวียน และปวดศีรษะได้ นอกจากนี้ยังพบว่าเป็นสาเหตุของความล้า และการสูญเสียประสาทรับรู้กลิ่นด้วย คนที่มีโรคทางระบบหายใจอยู่แล้ว เช่น โรคหอบหืด ไม่ควรสัมผัสโอโซนเลย

              - # ผลต่อสุขภาพระยะยาว : การสูดหายใจเอาโอโซนเข้าไปเป็นระยะเวลานานๆ อาจทำอันตรายต่อปอด พบได้บ่อยในคนงานเชื่อมโลหะไฟฟ้า ไม่ค่อยพบในผู้ที่ทำหน้าที่ถ่ายเอกสาร

              ผงหมึก (Toners)
              ฝุ่นผงหมึกระคายเคืองต่อระบบทางเดินหายใจ ทำให้เกิดอาการไอ หรือจาม ผงหมึกบางรุ่นมีส่วนประกอบของ nitropyrenes และ trinitrofluorene ซึ่งแม้ว่ารุ่นของผงหมึกที่ใช้อยู่ในปัจจุบันจะไม่ค่อยมี nitropyrenes และ trinitrofluorene แล้วก็ตาม แต่ยังพบบ้างในผงหมึกบางรุ่น ซึ่ง nitropyrenes และ trinitrofluorene นั้น มีคุณสมบัติเป็นสารก่อมะเร็ง จึงควรหลีกเลี่ยงการสัมผัสกับผิวหนังหรือการหายใจเข้าไป วิธีการป้องกันที่ดีที่สุด เพื่อสุขภาพของผู้ถ่ายเอกสาร คือ เลือกผงหมึกที่ไม่มีสารประกอบดังกล่าว หากผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องปฏิบัติงานที่มีโอกาสที่จะสัมผัสสารโดยผิวหนัง หรือหายใจเข้าไป ผู้ปฏิบัติงานที่ต้องจับต้องตัวกรองหมึก ต้องสวมถุงมือยางแบบใช้แล้วทิ้ง และสวมหน้ากากผ้า

 ส่วนประกอบ polymer ประเภทเรซินพลาสติกซึ่งพบได้บ่อยในผงหมึกของเครื่องถ่ายเอกสาร สามารถทำให้เกิดอาการแพ้ ระคายเคืองได้หากมีการสัมผัสซ้ำ อาการที่พบได้บ่อย คือ เป็นผื่นคัน และยังอาจทำให้เกิดการระคายเคืองตาด้วย
ผงหมึกยังมีส่วนประกอบของ Methanol ซึ่งมีคุณสมบัติติดไฟได้ สาร Methanol มีผลต่อระบบประสาทส่วนกลาง ทำให้รู้สึกปวดศีรษะ วิงเวียน ระคายเคืองตา Methanol นี้พบได้ทั้งในเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่อง Laser Printer จึงควรจัดตำแหน่งอุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ให้อยู่ในพื้นที่ที่ถ่ายเทอากาศได้ดี

              หมายเหตุ 

              - ผงหมึกในเครื่องถ่ายเอกสารระบบแห้งเป็นผงหมึกที่มีส่วนผสมของผงคาร์บอนสีดำ (carbon black) โดยทั่วไปผงหมึกจะมีส่วนผสมของผงคาร์บอนดำประมาณ 10% และมีส่วนผสมของ polystyrene acrylic และ polyester resin ผงหมึกที่ละเอียดจะสามารถหลุดออกมาได้ในระหว่างการถ่ายเอกสาร ถ้าระบบควบคุมระดับของผงหมึกเสีย หรือระบบปิดอัตโนมัติที่ควบคุมเศษผงหมึกเสีย นอกจากนี้ผงหมึกยังสามารถหลุดร่วงออกมาได้ระหว่างการซ่อมบำรุงรักษาเครื่อง หรือระหว่างการเปลี่ยนแกนตลับหมึก

              เสียงดัง
              เสียงดังที่เกิดจากการถ่ายเอกสาร โดยเฉพาะเสียงดังของการถ่ายเอกสารที่ถ่ายต่อเนื่องติดต่อกันทำให้รบกวนผู้ทำงานอื่นๆ ที่อยู่ข้างเคียง ก่อให้เกิดบรรยากาศการทำงานที่ไม่น่าทำงาน      ในอุตสาหกรรมประเภทโรงพิมพ์ เสียงดังนับเป็นปัญหาสุขภาพที่สำคัญยิ่ง ก่อให้เกิดปัญหาเสื่อมสมรรถภาพการได้ยิน หูหนวก หรืออาการมีเสียงอื้ออึงในหูของผู้ปฏิบัติงาน

              หมายเหตุ 

              - เครื่องถ่ายเอกสารส่วนใหญ่ มีเสียงค่อนข้างดัง โดยเฉพาะเครื่องขนาดใหญ่ อาจดังถึง 80 เดซิเบล (ค่ามาตรฐานของประกาศกระทรวงมหาดไทยเรื่อง เสียงดังในสถานประกอบการ นั้นยินยอมให้มีเสียงดังได้ไม่เกิน 90 เดซิเบล ระหว่างการทำงานไม่เกินวันละ 8 ชั่วโมง ) สำนักงานส่วนใหญ่เป็นงานที่ต้องการสมาธิในการทำงานมากๆ จึงไม่ควรมีเสียงดังเกิน 60 เดซิเบล และเช่นเดียวกับอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ ที่มีเสียงดัง ควรทำการแยกอุปกรณ์ต่างๆ เหล่านี้ออกจากห้องที่ทำงานโดยทั่วไป หรือล้อมรอบด้วยวัสดุดูดซับเสียง หรือใช้ฉากกั้นที่ทำด้วยวัสดุดูดซับเสียง หรือใช้ฉากกั้นที่ทำด้วยวัสดุดูดซับเสียงก็ได้

              แสงอุลตร้าไวโอเลต 
              แสงอุลตร้าไวโอเลตเป็นสาเหตุทำให้เกิดการระคายเคืองตา ปวดตา และมีอาการปวดศีรษะได้ หากมองแสงจากเครื่องถ่ายเอกสารโดยตรง นอกจากนี้แสงจากเครื่องถ่ายเอกสารยังทำให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นเกิดความรำคาญ รบกวนการทำงานของเพื่อนร่วมงานได้ การถ่ายเอกสารโดยไม่ปิดฝาครอบ มีผลทำให้เกิดอาการแสบตา และปวดศีรษะได้ในคนที่ทำหน้าที่ถ่ายเอกสารและผู้อยู่ใกล้เคียง ดังนั้น ขณะทำการถ่ายเอกสารทุกครั้ง ควรปิดฝาครอบเพื่อป้องกันความรู้สึกไม่สบายตา หรืออาการแสบตา

              หมายเหตุ 
              - แสงอุลตร้าไวโอเลต หรือรังสีอุลตร้าไวโอเลต เป็นแสงที่ออกจากหลอดฟลูออเรสเซนท์ที่อยู่ในเครื่องถ่ายเอกสารโดยส่วนใหญ่ หลอดที่ใช้ในเครื่องถ่ายเอกสารเป็นหลอดฟลูออเรสเซนท์ที่มีส่วนประกอบของ metal halide หรือ quarts แสงที่ออกมาจากเครื่องถ่ายเอกสารเป็นแสงอุลตร้าไวโอเลตซึ่งหากสัมผัสกับดวงตาโดยตรงจะทำให้ปวดแสบตาได้ ดังนั้น ทุกครั้งที่ถ่ายเอกสารจะต้องปิดแผ่นปิด cover ทุกครั้ง

อันตรายอื่นๆ จากเครื่องถ่ายเอกสาร

              ก. ระดับอุณหภูมิที่สูงขึ้น
              ในการถ่ายเอกสาร เครื่องถ่ายเอกสารจะปลดปล่อยอากาศที่มีความร้อนสูง ดังนั้นหากมีระบบระบายอากาศที่ไม่สามาถกระจายอากาศที่มีความร้อนสูงขึ้นนี้ดีพอ จะเป็นสาเหตุทำให้อุณหภูมิในสำนักงานสูงขึ้น ผู้ที่ปฏิบัติงานในสำนักงานจะรู้สึกไม่สบายตัวเท่าที่ควร

              ข. กล้ามเนื้อล้า
              การถ่ายเอกสารติดต่อกันเป็นระยะเวลานาน ในงานถ่ายเอกสารที่มีการออกแบบลักษณะการทำงานที่ไม่เหมาะสม ทำให้ผู้ถ่ายเอกสารเกิดความเมื่อยล้าจากการทำงานได้

              ค. อันตรายจากสารฟอร์มัลดิไฮด์ น้ำยาที่อาบกระดาษที่ใช้ในการถ่ายเอกสาร
              กระดาษที่ใช้ในการถ่ายเอกสาร เรียกว่า Carbonless Copy Paper จะมีการใช้สารฟอร์มัลดิไฮด์เคลือบอาบกระดาษไว้ ซึ่งสารฟอร์มัลดิไฮด์ปริมาณเพียงเล็กน้อยที่ติดอยู่บนผิวกระดาษนั้น สามารถทำให้เกิดอาการเวียนศรีษะ ระคายเคืองผิว ตา และระบบทางเดินหายใจได้ จึงควรหลีกเลี่ยงสัมผัสใบหน้า ตา ในระหว่างที่จับกระดาษ ล้างมือด้วยสบู่อ่อนหลังทำงานจับกระดาษ และทาโลชั่นหลังจากล้างมือ เพื่อป้องกันผิวแห้ง

ปัญหาสุขภาพที่เกิดจากเครื่องถ่ายเอกสาร
              ผลกระทบต่อสุขภาพโดยรวมจากเครื่องถ่ายเอกสาร พบว่า ผู้ถ่ายเอกสาร หรือผู้ปฏิบัติงานใกล้เคียงจุดที่มีกิจกรรมถ่ายเอกสาร จะมีอาการมึนหัว เวียนศีรษะ อ่อนเพลีย ง่วงซึม เป็นอาการป่วยแบบหนึ่งที่พบบ่อยในกลุ่มคนที่ทำงานในสำนักงาน อาศัยอยู่ หรือทำงานอยู่ในห้องปรับอากาศในอาคารเป็นเวลานาน เป็นอาการป่วยที่เรียกว่า building related illnesses เป็นอาการป่วยเรื้อรัง อันเนื่องมาจากคุณภาพของอากาศในอาคารไม่ดี (IAQ : Indoor Air Quality) อาการป่วยแบบนี้จะมีผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน

การทำงานกับเครื่องถ่ายเอกสารอย่างปลอดภัย

ก๊าซโอโซน
              - เลือกใช้เครื่องถ่ายเอกสารที่ปล่อยก๊าซโอโซนต่ำ หรือเลือกใช้เครื่องถ่ายเอกสารที่มีตัวกรองก๊าซโอโซนติดอยู่ที่เครื่อง ตัวกรองก๊าซโอโซนนี้ทำขึ้นจาก activated carbon จะติดอยู่ที่จุดระบายอากาศของเครื่องถ่ายเอกสาร สารตัวกรอง activated carbon สามารถทำให้ก๊าซโอโซนสลายกลายเป็นก๊าซออกซิเจนได้หมด 100% 

              - บำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร และสารตัวกรองอย่างสม่ำเสมอ การบำรุงรักษาที่ดีสามารถลดการปล่อยก๊าซโอโซนของเครื่องถ่ายเอกสารได้

              - หลีกเลี่ยงที่จะไม่สูดดมกลิ่นใดๆ ที่ออกมาจากเครื่องถ่ายเอกสาร เพราะกลิ่นเหล่านั้นเป็นสาเหตุการระคายเคืองจมูกและทรวงอก ควรมีการตรวจวัดคุณภาพของอากาศในอาคาร (IAQ : Indoor Air Quality) เป็นประจำสม่ำเสมอ

การใช้เครื่องถ่ายเอกสารและการบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร
              - ในการใช้เครื่องถ่ายเอกสารให้ปฏิบัติตามคู่มือของผู้ผลิต หากมีข้อสงสัยให้ศึกษาจากคู่มือการใช้งาน และให้ใช้รุ่นของหมึกตามที่ผู้ผลิตกำหนดไว้

              - การจัดวางตำแหน่งของเครื่องถ่ายเอกสารให้จัดวางในตำแหน่งที่คู่มือของผู้ผลิตแนะนำ ในพื้นที่ที่มีอากาศถ่ายเทเพียงพอ และมีอากาศไหลเวียนได้รอบตัวเครื่องถ่ายเอกสาร

              - ข้อแนะนำของผู้ผลิตเกี่ยวกับการทำความสะอาด การเปลี่ยนตลับผงหมึก ตัวกรอง หรือแปรงต่างๆ จะต้องปฏิบัติตามวิธีการที่กำหนดในคู่มือการใช้งานv
              - ควรจัดทำตารางบันทึกการซ่อมบำรุงรักษาไว้ประจำแต่ละเครื่อง ให้มีการบันทึกลงตารางบันทึกทุกครั้งเมื่อมีการบำรุงรักษา และจัดเก็บตารางบันทึกไว้เพื่อตรวจสอบว่า มีการบำรุงรักษาเป็นไปตามที่กำหนดไว้หรือไม่

การจัดการระบายอากาศ
              - พื้นที่ที่มีการระบายอากาศดีเป็นพื้นที่ที่เหมาะสมในการวางเครื่องถ่ายเอกสาร เพราะพื้นที่ที่มีการระบายอากาศดี ฝุ่น ก๊าซและไอระเหยต่างๆ จะถูกกำจัด หรือสลายไปได้โดยง่าย

              - วางเครื่องถ่ายเอกสารไว้ในห้องที่มีการระบายอากาศที่ดี มีอากาศธรรมชาติหมุนเวียน มีอากาศใหม่ไหลถ่ายเททดแทนอากาศเดิมอยู่เสมอ หรือเป็นห้องที่มีระบบกรองอากาศ และบริเวณโดยรอบตำแหน่งที่วางเครื่องถ่ายเอกสารนั้น ต้องเป็นพื้นที่ว่าง เพื่ออากาศไหลเวียนได้โดยสะดวก

              - ควรมีการตรวจวัดความสามารถในการไหลเวียนอากาศในจุดที่วางเครื่องถ่ายเอกสารเป็นประจำ

เสียงดัง
              - วางเครื่องถ่ายเอกสารในตำแหน่งที่จะก่อให้เกิดเสียงดังน้อยที่สุด ถ้าจำเป็นอาจพิจารณาจัดทำฉากกั้น เพื่อกั้นและลดเสียงดังที่เกิดจากเครื่องถ่ายเอกสาร หรืออาจติดตั้งวัสดุดูดซับเสียงดัง

แสงอุลตร้าไวโอเลต และอุณหภูมิของห้องที่เพิ่มสูงขึ้น
              - ปิดแผ่นปิด cover ทุกครั้งที่ถ่ายเอกสาร ป้องกันแสงอุลตร้าไวโอเลตที่อาจจะทำอันตรายดวงตา ด้วยการหลีกเลี่ยง ไม่มองแสงที่ออกจากเครื่องถ่ายเอกสาร

              - หากเครื่องถ่ายเอกสารมีระบบของการป้อนกระดาษ และถ่ายเอกสารอัตโนมัติ ให้ใช้ระบบป้อนกระดาษและถ่ายเอกสารอัตโนมัติ เพราะสามารถป้องกันแสงอุลตร้าไวโอเลตที่ออกจากเครื่องถ่ายเอกสารได้ดีอีกวิธีหนึ่ง

              - ถ้ามีงานถ่ายเอกสารที่ไม่สามารถปิดแผ่นปิด cover ได้ ให้ผู้ถ่ายเอกสารหลีกเลี่ยง ไม่มองแสงจากเครื่องถ่ายเอกสาร

              - ส่วนของเครื่องถ่ายเอกสารจะร้อนในระหว่างที่มีการใช้เครื่อง หากกระดาษติดในเครื่องถ่ายเอกสาร และเมื่อผู้ถ่ายเอกสารหยิบกระดาษที่ติดเครื่องออก อาจทำให้มือ แขนของผู้ถ่ายเอกสารไปสัมผัสถูกส่วนของเครื่องที่ร้อน เป็นแผลพุพองได้ เพื่อเป็นการป้องกันอันตรายดังกล่าว ในการหยิบกระดาษที่ติดเครื่องออก ควรปิดสวิทซ์เครื่องถ่ายเอกสาร และควรใช้คีมที่ไม่ได้เป็นโลหะคีบจับ เพื่อดึงกระดาษที่ติดในเครื่องออก

              - หากจำเป็นต้องดึงกระดาษที่ติดในเครื่องในบริเวณที่อยู่ใกล้ตำแหน่งของเครื่องถ่ายเอกสารที่ร้อน ให้ปิดสวิทซ์เครื่องถ่ายเอกสาร และรอสักครู่เพื่อให้เครื่องถ่ายเอกสารเย็นเสียก่อน จึงจะสามารถดึงกระดาษที่ติดในเครื่องออกมาได้โดยปลอดภัย

สารเคมีที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสาร
              - ต้องสื่อสารอันตรายและวิธีการใช้สารเคมีที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสาร โดยให้ขอ MSDS : Material Safety Data Sheet จากผู้ผลิตเครื่องถ่ายเอกสาร

              - ให้ใช้ระบบควบคุมระดับของผงหมึก และระบบปิดอัตโนมัติที่ควบคุมเศษผงหมึก

              - ให้สวมถุงมือยางแบบใช้แล้วทิ้ง เมื่อต้องสัมผัสกับสารเคมีที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสาร หรือสัมผัสสารเคมีโดยใช้ระบบ wet process chemical ในการทำความสะอาด กำจัดตลับผงหมึก หรือผงหมึกนั้น ต้องหลีกเลี่ยงไม่ให้สารเคมี หรือผงหมึกสัมผัสโดนผิวหนัง

              - หลังจากเปลี่ยนตลับผงหมึก ควรทิ้งตลับผงหมึกเก่าในถุงพลาสติก ปิดปากถุงให้สนิท และติดฉลาก "ของเสียอันตราย" ที่ถุงพลาสติกดังกล่าวด้วย

              - ในการนำถุงพลาสติกที่ใส่ตลับผงหมึกไปทิ้ง ต้องปฏิบัติอย่างระมัดระวัง ไม่ให้ตลับผงหมึก หรือผงหมึกหก ร่วงได้ และให้นำตลับผงหมึกไปกำจัดตามวิธีการกำจัดของเสียอันตราย

คู่มือการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสาร
              - จัดให้พื้นที่รอบเครื่องถ่ายเอกสารโล่ง แยกออกจากพื้นที่ทำงานสำนักงานส่วนอื่นๆ หากจัดวางที่ทางเดิน ต้องไม่วางกีดขวางทางเดิน หรือเส้นทางหนีไฟ

              - ต้องจัดตำแหน่งเครื่องถ่ายเอกสารให้ผู้ถ่ายเอกสารเกิดความสะดวกสบายในการถ่ายเอกสาร ควรมีโต๊ะไว้สำหรับจัดเรียงเอกสาร

การดำเนินการให้เกิดความปลอดภัยในการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร
              ลักษณะการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารตามองค์กรทั่วๆ ไป นั้น แบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ แบบที่มีพนักงานถ่ายเอกสารประจำเครื่อง รับหน้าที่ถ่ายเอกสารโดยเฉพาะ และแบบที่ 2 คือ แบบที่ตั้งเครื่องถ่ายเอกสารไว้ ไม่มีพนักงานถ่ายเอกสารไว้ให้ ใครจะถ่ายสำเนาอะไรก็มาถ่ายกันเอง
 

          การจัดอุปกรณ์ป้องกันอันตรายที่เหมาะสมต้องคำนึงถึงลักษณะการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารขององค์กรด้วยว่า เป็นแบบใด หากมีพนักงานประจำเครื่องเพื่อถ่ายเอกสารโดยเฉพาะ การกำหนดให้สวมใส่อุปกรณ์ป้องกันก็ทำได้โดยง่ายกว่า การที่ใครจะมาถ่ายเอกสารก็ได้ จากข้อมูลที่กล่าวมาข้างต้นจะเห็นได้ว่า สามารถจัดการให้เกิดความปลอดภัยในการใช้เครื่องถ่ายเอกสารได้โดยการจัดวางตำแหน่งของเครื่องถ่ายเอกสารที่เหมาะสม การจัดให้มีระบบระบายอากาศที่ดี ถ้าสามารถติดตั้งเครื่องถ่ายเอกสารแยกออกจากห้องที่ผู้ปฏิบัติงานคนอื่นทำงานได้จะยิ่งดีมาก แต่หากทำไม่ได้ ให้ติดตั้งในที่โล่ง ไม่ใช่ในที่มุมอับจะดีมาก และไม่ควรตั้งเครื่องถ่ายเอกสารติดผนัง
ซึ่งการเฝ้าระวังโรคจากการทำงานที่อาจเกิดจากการใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารนั้น จะไม่มีการตรวจสุขภาพร่างกายของพนักงาน แต่จะเน้นที่การตรวจคุณภาพอากาศในห้องทำงาน ดังที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้น